EBO - pytania i odpowiedzi - Samorząd Województwa Opolskiego

Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane nam pytania. Pytania mają stałą i wyłącznie jedną numerację, tak żebyśmy mogli w ramach pytań mailowych podawać konkretny numer pytania z odpowiedzią, natomiast dla łatwiejszego znalezienia interesującego Was zagadnienia podzieliliśmy je na obszary tematyczne – SPRAWDŹ

PODMIOTY UPRAWNIONE DO STARTU W KONKURSIE EBO

13. Czy Fundacja, która prowadzi równocześnie działalność gospodarczą, może złożyć projekt ( zysk na koniec roku z działalności przechodzi na cele statusowe)?

Ad.13 Tak, jak najbardziej Fundacja z działalnością gospodarczą może złożyć ofertę pod warunkiem, że ma odpowiednie zapisy w KRS i właśnie zysk przeznacza na cele statutowe.

KWALIFIKACJE I KOMPETENCJE

1.W Waszym webinarze jest informacja, że certyfikowanie dotyczy kwalifikacji, a przy kompetencjach ma być potwierdzenie udziału (tak też było podane na spotkaniach z marszałkiem wcześniej, i tak jest w jednym z miejsc ogłoszenia i karty oceny). Natomiast w innym miejscu w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert (IV.4.3.b) jest informacja o konieczności zapewnienia nabycia podnoszenia kwalifikacji/kompetencji przez instytucję certyfikującą (potem to samo w karcie oceny) – czyli tak jakby mimo pozostałych zapisów, i kwalifikacje i kompetencje miały być potwierdzane przez instytucję certyfikującą. Która wersja jest dobra?

Ad. 1 Zgodnie z zapisami ogłoszenia otwartego konkursu ofert (IV.5) Podmiot winien zadeklarować w ofercie, iż uczestnik zadania publicznego uzyska kwalifikacje potwierdzone stosownym certyfikatem lub nabędzie kompetencje potwierdzone stosownym dokumentem. Podsumowując – proszę brać pod uwagę zapisy przytoczonego punktu 5 i informacje udzielone w ramach webinarów – punkt IV.4.3.b wynika bezpośrednio z unijnych wytycznych i odnosić się ma rzeczywiście przede wszystkim do kwalifikacji, chyba że są kompetencje które w określonych przypadkach (zgodnie z zapisami Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji) mogą być również zapisane jako kwalifikacje.

ANKIETA I DIAGNOZA

4. Czy to ankieta diagnostyczna ma być papierowa, czy jej opracowanie i analiza? W sensie, jeśli przykładowo robimy projekt skierowany do faktycznie mieszkańców województwa, ludzi z różnych miejscowości, to ciężko może być od nich zbierać ankiety papierowe. Też jeśli mówimy o „starszej młodzieży” – to ich już w szkołach czy na uczelni teraz w wakacje nie złapiemy. Więc pytanie, czy ankieta może być online a samo opracowanie papierowe (w ogłoszeniu to nie jest określone, tylko w webinarze), albo czy możemy przenieść ankietę online na wydruki?

Ad.4 Nie ma znaczenia forma przeprowadzonej ankiety diagnostycznej – ważne, że ma ona być anonimowa, a jej podsumowanie (raport) musi zostać zapisane w ofercie jako potwierdzenie potrzeby realizacji danych form kształcenia. Natomiast co jest istotne, dla:

ankiety on-line – raport z ankiet może zostać wygenerowany elektronicznie, ale musisz mieć jego wydruk oraz wzór ankiety w aktach papierowych;
ankiety papierowej – oczywiste jest że ankiety musisz trzymać w wersji papierowej, ponadto wydruk raportu (jeśli opracowałeś go elektronicznie) również musi być w aktach papierowych.

Zgłoszona oferta nie może mieć żadnych załączników i przekazywana jest w wersji elektronicznej – przez generator NGO i ePUAP (podpisana).

16. Czy diagnoza z przeprowadzonych ankiet ma jakieś konkretne wytyczne, które muszą w niej być zawarte?

Ad 16. Zgodnie z regulaminem konkursu EBO i kartą oceny formalnej weryfikuje się, czy Podmiot przeprowadził diagnozę trafności doboru zaplanowanych w ramach zadania działań do grupy docelowej i przedstawił jej wyniki w ofercie. Diagnoza musi zawierać wyniki z przeprowadzonego wśród obywateli rozpoznania odnośnie potrzeb edukacyjnych na podstawie udokumentowanych anonimowych ankiet. Szczegóły znajdują się w ogłoszeniu o konkursie EBO pod tym linkiem lub patrz: pytanie 17 (poniżej).

UWAGA na naszej stronie: https://www.opolskie.pl/europejski-budzet-obywatelski/ebo-pliki-do-pobrania/ znajdą Państwo przykładową ankietę zawierającą pytania dot. potrzeb edukacyjnych.

17. Czy pole odnośnie do kierunków studiów podyplomowych w przykładowej ankiecie jest niezbędne, mimo że chcemy przeprowadzić szkolenia?

Ad 17. Wskazana przykładowa ankieta nie musi być w całości przez Państwa realizowana i należy ją dostosować do Państwa planowanych działań w ramach EBO. Najważniejsze – zgodnie z zapisami ogłoszenia konkursu EBO. Podmiot winien w ofercie uwzględnić:

potrzeby i oczekiwania grupy docelowej wynikające z przeprowadzonej przez niego diagnozy, która to zawiera wyniki z przeprowadzonego wśród obywateli (w szczególności osób
z obszaru działalności Podmiotu) rozpoznania faktycznych potrzeb edukacyjnych. Narzędziami badawczymi w przeprowadzeniu diagnozy winny być anonimowe ankiety diagnostyczne, wypełnione przez potencjalnych uczestników zadania publicznego. Ankieta powinna zawierać dane dotyczące m.in.: miejsca zamieszkania, statusu na rynku pracy
z określeniem powiatu i gminy Województwa Opolskiego, poziomu motywacji do podjęcia kształcenia ustawicznego, potrzeb edukacyjnych, możliwości wykorzystania nabytych kwalifikacji/ kompetencji w obecnej pracy;
zapotrzebowanie na regionalnym/lokalnym rynku pracy, które może być weryfikowane między innymi na podstawie aktualnej na dzień złożenia oferty prognozy zapotrzebowania na zawody w Województwie Opolskim zamieszczonej na stronie barometrzawodow.pl.

KOSZTY – JAK POLICZYĆ i CO Z KOSZTAMI ADMINISTRACYJNYMI

2. Czy jeśli szkolenie jest w trybie ciągłym, powiedzmy 3-5dniowe, czyli oprócz wynajmu sal mamy koszty noclegów/wyżywienia uczestników, to to jest koszt kwalifikowalny merytoryczny?

Ad.2 Tak. Zgodnie z wytycznymi w sprawie kwalifikowalności kosztem kwalifikowalnym są wszystkie niezbędne wydatki do realizacji celów zadania (w tym przypadku związane z przeprowadzeniem szkolenia). Wydatek musi być dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

3. Jak liczymy wnioskowaną kwotę dotacji i koszty administracyjne? Czy to jest 3000/uczestnika + 20% kosztów administracyjnych, czy 3000, w tym 20% (czyli de facto na uczestnika 2400)? Na spotkaniu z marszałkiem zrozumiałam, że to drugie, ale dokumenty i inne materiały brzmią mi raczej na pierwszą opcję.

Ad.3 W ramach 1 edycji otwartego konkursu ofert rzeczywiście przyjmujemy, że koszt na 1 uczestnika do 3 000,00 zł uwzględnia już kwotę stanowiącą do 20% kosztów administracyjnych.

5. Czy kosztorys powinien być rozbity na szczegółowe elementy (w sensie materiały, trenerzy, sale itp. na każde szkolenie) czy na formy (w sensie szkolenie takie i takie tyle na osobę, takie i takie tyle itp.)? To ma znaczenie o tyle, że z tego co zrozumiałam, to są formy, za które płaci się całościowo (np. kursy pierwszej pomocy czy licencje trenerskie) a są takie, które możemy rozbić (jeśli np. robimy szkolenia z przedsiębiorczości dla młodych) – więc żeby to też mogło być porównywalnie oceniane?

Ad.5 Możecie koszty danego szkolenia rozbić na koszty składowe (ma to sens przy organizacji w ramach składanej oferty wyłącznie jednego szkolenia) lub wpisać ogólnie „organizacja szkolenia X i organizacja szkolenia Y” (ma to sens przy organizacji paru szkoleń w ramach jednej oferty) i wtedy koszty poszczególnych szkoleń rozwinąć w harmonogramie (w opisie) co składa się na poszczególne szkolenie np. wynajem sal, trener, materiały itp. ewentualnie koszt egzaminu.

7. Wcześniej było podawane, że możliwe będzie wsparcie lub powierzenie, a w generatorze jest tylko powierzenie dostępne do wyklikania.

Ad.7 W ramach 1 edycji otwartego konkursu ofert rzeczywiście nastawiliśmy się na powierzenie, co może zmienić się w kolejnych edycjach.

8. Czy jeśli projekt trwa jeden kwartał roku 2021 i 3 kwartały 2022, to czy w 2021 mogą być realizowane tylko działania przygotowawcze-administracyjne i związane z przygotowaniem szkoleń (rekrutacja, promocja, zabukowanie sal, noclegów, wyżywienia) czy też pula na koszty administracyjne uruchamia się dopiero kiedy w pełni przeszkolimy dana osobę, czyli trzeba już też proporcjonalnie zrealizować szkolenia w 2021 (przykładowo: jeśli koszty administracyjne to 20%, to czy żeby wydać powiedzmy 1200 zeta na rekrutację i promocje w 2021 r. To trzeba już również przeszkolić 2 os. za 4800 w 2021, czy też pierwszy kwartał projektu to może być przygotowanie a szkolenia w nowym roku, byle łączna pula się zgadzała?

Ad.8 Przy podpisaniu umowy dzielimy kwotę dotacji na lata (w umowie będzie podana kwota na każdy rok). Przed podpisaniem umowy oferent powinien oszacować wielkość planowanych wydatków w każdym roku. Nie uruchamiamy całości. Na koniec roku (budżetowego) oferent składa sprawozdanie finansowe z wykonania wydatków. Ujmuje tam poniesione wydatki, w tym do 20% kosztów administracyjnych. W całości będzie przekazywana kwota tylko w sytuacji realizacji całości zadania w jednym roku budżetowym. Nie tyle trzeba przeszkolić osoby, co np. można częściowo ponieść wydatki na szkolenie np. związane z rezerwacją sali, noclegów, wyżywienia, zaliczki dla trenerów, itp.

9. We wniosku trzeba wpisać koszty na 2021 i 2022. Podobnie działania. I pytanie czy na 2021 można zaplanować same działania przygotowawcze i administracyjne, a 2022 szkolenia, czy też w tym 2021 można zacząć wydatkować administracyjne dopiero po przeszkoleniu odpowiedniej proporcjonalnie liczby osób (wydaje mi się że system wniosków będzie liczył te % osobno dla poszczególnych lat)? To się zresztą wiąże z pytaniem o szczegółowość budżetu (czy łącznie koszt danego szkolenia czy osobno jego elementy składowe).

Ad. 9 Wszystkie koszty w rozbiciu na lata muszą być proporcjonalnie ujęte w sprawozdaniu na koniec roku w rozbiciu na 80% kosztów merytorycznych i 20% kosztów administracyjnych. Oznacza to, że jeśli chcecie Państwo przeszkolić 8 osób, to możecie podzielić kwotę całościową szkolenia dla tych 8 uczestników w rozbiciu na lata (jeśli szkolenie trwa do 2022 roku) możecie inne elementy (np. materiałów szkoleniowych, koszty osoby która przeprowadzi diagnozę i będzie rekrutować uczestników do szkoleń i inne związane bezpośrednio z organizacją szkoleń lub innych form kształcenia).

W zestawieniu kosztów realizacji zadania publicznego, istnieje możliwość ujęcia między innymi następujących kosztów:

1. merytorycznych, bezpośrednio związanych z realizacją zadania publicznego, tj. osiągnięciem rezultatów czyli koszt związany z organizacją kursów/szkoleń, tj. m.in. koszty:

przeprowadzania diagnozy i rekrutacji uczestników,
trenera,
materiałów szkoleniowych,
podręczników,
wynajmu sal szkoleniowych,
egzaminów,
certyfikacji;

2. administracyjnych, w tym m.in.:

koszt zatrudnienia koordynatora lub innej osoby odpowiedzialnej za realizację zadania publicznego,
usługi księgowe (koszt kwalifikowalny, proporcjonalnie do okresu świadczenia usługi w ramach realizowanego zadania publicznego),
zakup sprzętu (np. komputerów, drukarek) oraz materiałów biurowych, niezbędnych do realizacji zadania publicznego,
koszty związane z użytkowaniem pomieszczeń niezbędnych do realizacji zadania publicznego,
koszt promocji zadania publicznego.

11. Czy uczestnik w ramach jednej oferty może wziąć udział w kilku szkoleniach?

Ad.11 W ramach zgłaszanej oferty dany uczestnik (PESEL) może wziąć udział tylko i wyłącznie w pojedynczej formie kształcenia – jeśli założą Państwo, że dla każdego uczestnika planują szkolenie pod nazwą np.: Bezpieczny obywatel i w ramach tego szkolenia planują jako poszczególne moduły tematyczne: pierwszą pomoc, szkolenie trenerskie czy zarządzanie stresem, itp. to będzie to zgodne z ogłoszeniem. Jeśli jednak planujecie zorganizować kilka odrębnych szkoleń to nie można zrealizować ich dla tych samych uczestników (tych samych PESELi). Najważniejszy jest uczestnik – PESEL.

12. Czy dana osoba może wziąć udział w szkoleniach organizowanych przez różne organizacje w ramach różnych ofert?

Ad. 12 NIE. Absolutnie nie jest możliwy udział jednej osoby (PESELu) w różnych szkoleniach w ramach różnych zgłoszonych ofert. Wtedy takie koszty zostaną uznane za niekwalifikowalne. Natomiast nie wyklucza się udziału tej samej osoby w kolejnych otwartych konkursach ofert (planowana kolejna edycja konkursu EBO na jesień 2021 roku).

MIESZKAŃCY WOJEWÓDZTWA – UCZESTNICY SZKOLEŃ

10. Czy w ramach ogłoszonego konkursu ofert w szkoleniach mogą wziąć udział obcokrajowcy ( np. obywatele Gruzji, Ukrainy, Białorusi), którzy mieszkają na terenie Opolszczyzny i pracują tutaj?

Ad.10 Tak. W ramach ogłoszonego konkursu ofert w szkoleniach mogą wziąć udział obcokrajowcy – osoby dorosłe fizycznie mieszkające w rozumieniu kodeksu cywilnego na terenie województwa opolskiego. (przebywają na terenie województwa opolskiego z zamiarem stałego pobytu).

14. Na jakim etapie należy podać PESELE uczestników szkoleń?

Ad 14. PESELE uczestników podaje się po podpisaniu umowy z organizacją na realizację zadania.

15. Mam pytanie, ponieważ przy zgłaszaniu oferty pojawia się rozwijalna wstążka „wkład własny”. Czy uczestnik kursu będzie zobowiązany do pokrycia jakiejś części szkolenia? Czy jeżeli kurs zmieści się w określonej kwocie to nie będzie ponosił żadnych kosztów?

Ad. 15 Zlecenie realizacji zadania publicznego nastąpi w trybie powierzenia wykonania zadania publicznego, wraz z udzielaniem dotacji na finansowanie jego realizacji. Uczestnik kursu nie ponosi jakichkolwiek opłat. Należy pamiętać, że dofinansowanie uczestnika w ramach jednej formy kształcenia wynosi nie więcej niż 3 000 zł (w tym 20% kosztów administracyjnych).

BUR – WYMÓG CZY BONUS

6. Widziałam w karcie oceny, że są punkty za to czy ekspert prowadzący jest zarejestrowany w BUR albo certyfikowany – ale rozumiem, że to nie wymóg formalny, tylko dodatkowe punkty?

Ad.6 Tak. Nie jest to wymóg formalny. Można otrzymać dodatkowe punkty za rejestrację podmiotu/eksperta prowadzącego w BUR.